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Die Optimierung des Kundenkontaktes innerhalb der Stadtverwaltung Halberstadt – kurz: „OK Halberstadt“ ist der Titel einer Projektarbeit von sechs Master-Studenden der Hochschule Harz.

Evelyn Maier, Eileen Neubauer, Daniel Szarata, Michael Kählke, Marcel Knobloch und Veronika Perlich haben diese Arbeit im Rahmen des Team- und Praxisprojektes des Berufsbegleitenden Masterstudiengangs Public Management entwickelt.

Die Ergebnisse der Projektarbeit, die in Abstimmung mit der Stadtverwaltung entstanden ist, haben die Studenten am vergangenen Freitag in der Hochschule Harz vorgestellt. Zum Auditorium gehörten die Landtagsabgeordnete und Stadträtin Frauke Weiß, Halberstadts Oberbürgermeister Andreas Henke, Prof. Dr. Jürgen Stember, Dekan des Fachbereichs Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz, Heidrun Reichpietsch, Leiterin des Bürgerbüros, Jeannette Schroeder, Mitarbeiterin im Bereich Neue Medien der Stadtverwaltung Halberstadt und Studenten der Hochschule.

Die Aufgabe des Projektes „OK Halberstadt“ bestand darin, den Kontakt zwischen den Bürgern und der Verwaltung zu verbessern, den Besuch im Bürgerbüro der Stadt Halberstadt noch kundenfreundlicher zu gestalten. Mit der Online-Terminvereinbarung wurde eine Lösung gefunden, die dem Bürger gleich zwei Vorteile bietet. Erstens werden eventuell auftretende Wartezeiten durch die fixe Terminvereinbarung vermieden und zum zweiten erhält der Bürger schon im Vorfeld des Termins über eine Bestätigungsemail Informationen, welche Dokumente gegebenenfalls mitgebracht werden müssen. Auf der Homepage www.halberstadt.de gelangt man über „Bürger + Rathaus“ und „Terminanfrage Bürgerbüro“ mit nur zwei Mausklicks direkt zur Terminvereinbarung.

Eine erste Auswertung nach sechs Wochen ergab nach Angaben der Studenten, dass bereits 30 Bürgerinnen und Bürger dieses neue Serviceangebot genutzt haben. Darüber hinaus wurde die Seite mehr als 360 Mal aufgerufen. „Halberstadt war die erste Gemeinde, die in Sachsen-Anhalt, die die Terminvergabe online ermöglicht“, sagt Daniel Szarata stolz und fügt hinzu: „Erst seit kurzem bietet auch die Stadt Magdeburg diesen Bürgerservice an.“

Mit diesem Ergebnis ist das Studenten-Team zwar sehr zufrieden, aber noch nicht am Ende ihres Engagements. Eine Bürgerkritik bezüglich des fehlenden Angebotes einer telefonischen Terminvergabe für Bürger, die keinen Zugang zum Internet haben, führte zu weiteren Überlegungen und Absprachen mit dem Bürgerbüro der Stadt. So soll ab Juli 2012 eine Pilotphase gestartet werden, in der auch telefonisch Termine im Bürgerbüro vergeben werden.

Ob bei der Projektarbeit auch Überlegungen zur Personaleinsparung innerhalb der Stadtverwaltung angestellt wurden, wollte die Landtagsabgeordnete Frauke Weiß von den Studenten wissen. Hierzu führte Evelyn Meyer aus: „Zwar macht eine Optimierung häufig die Einsparung beim Personal möglich, aber bei diesem Projekt geht es in erster Linie darum, die Zufriedenheit der Kunden/Bürger zu steigern.“

Anerkennung und Lob für die Projektarbeit und deren Vorstellung gab es nicht nur von Seiten des Prof. Dr. Jürgen Stember, sondern auch von Halberstadt Oberbürgermeister Andreas Henke: „Es steht außer Frage, dass die Studenten mit dieser tollen Projektidee etwas Hervorragendes geleistet haben, wovon Bürger und Stadtverwaltung gleichermaßen profitieren.“

Die Studenten verwiesen abschließend darauf, dass der Flyer, den sie zum Projekt entwickelt haben, ab sofort  im Bürgerbüro ausliegt und dass der Abschlussbereicht ihrer Arbeit der Stadt Halberstadt zur Verfügung gestellt werde. Darüber hinaus ließen sie es sich nicht nehmen, ein großes Dankeschön an Heidrun Reichpietsch und Jeannette Schroeder von der Stadtverwaltung für ihre Unterstützung und konstruktive Zusammenarbeit auszusprechen.

(von links) Prof. Dr. Jürgen Stember, Dekan des Fachbereiches Veraltungswissenschaften der Hochschule Harz, Halberstadts Oberbürgermeister Andreas Henke, Heidrun Reichpietsch, Leiterin des Bürgerbüros, Jeannette Schroeder aus dem Bereich Neue Medien der Stadtverwaltung Halberstadt, die Studenten Evelyn Maier, Eileen Neubauer, Daniel Szarata, Michael Kählke (hinten), Marcel Knobloch, Veronika Perlich.