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„Die Optimierung des Kundenkontaktes klingt hölzern und eher nach einer wissenschaftlichen Betrachtung als nach bürgerfreundlicher Verwaltung“, sagt Daniel Szarata, einer der vier Master-Studenten der HS-Harz, die es sich auf die Fahne geschrieben haben, den Besuch im Bürgerbüro der Stadt Halberstadt noch kundenfreundlicher zu gestalten.

Aus diesem Grund hat sich das Projektteam auf den knackigen Titel „OK Halberstadt“ verständigt. Doch was steckt genau hinter dem optimistischen Titel? Diese und weitere Fragen beantwortete Szarata zusammen mit den Mitarbeitern der Stadtverwaltung am Freitag im kleinen Sitzungssaal des Rathauses.

Ab sofort hat jeder Bürger die Möglichkeit, für die am häufigsten nachgefragten Dienstleistungen des Bürgerbüros über das Internetportal der Stadt Halberstadt online einen Termin zu vereinbaren. Da es bisher gar nicht, auch nicht telefonisch, möglich war, einen Termin im Bürgerbüro zum Beispiel für die Beantragung eines Personalausweises zu vereinbaren, mussten die Bürger zum Teil mit erheblichen Wartezeiten in den kleinen Räumlichkeiten des Bürgerbüros rechnen. „Im Rahmen des Team- und Praxisprojektes des Berufsbegleitenden Masterstudiengangs Public Management war es also unsere Aufgabe, diesen so genannten Kontakt zwischen Bürger und Verwaltung zu verbessern“, so Szarata weiter. Durch die Online-Terminvereinbarung wurde eine Lösung gefunden, die dem Bürger gleich zwei Vorteile bietet. Erstens werden eventuell auftretende Wartezeiten durch die fixe Terminvereinbarung vermieden und zum zweiten erhält der Bürger schon im Vorfeld des Termins über eine Bestätigungsemail Informationen, welche Dokumente gegebenenfalls mitgebracht werden müssen. Auf der Homepage www.halberstadt.de gelangt man über „Bürger + Rathaus“ und „Terminanfrage Bürgerbüro“ mit nur zwei Mausklicks direkt zur Terminvereinbarung.

In der Startphase werden Online-Termine für folgende Anliegen vergeben: Personalausweis, Reisepass, Kinderreisepass, Anmeldungen (Umzug nach Halberstadt), Ummeldungen (Umzug innerhalb Halberstadts), Führungszeugnis und Auszug aus dem Gewerbezentralregister. Dies sei nach Angaben der Leiterin des Bürgerbüros, Heidrun Reichpietsch, erweiterbar. Jedoch solle erst die Testphase zeigen, wie dieses neue Service-Angebot angenommen wird. Darüber hinaus ist die Online-Terminbuch auch über die Halberstadt-App (für alle Smartphone-Systeme) möglich.

Im Rahmen des studentischen Projektes wurden die praktischen Möglichkeiten in enger Abstimmung mit der Leiterin des Bürgerbüros, Heidrun Reichpietsch, der Leiterin des Sachgebietes für Sicherheit und Ordnung, Heidi Wilde, sowie weiteren Fachbereichen der Stadtverwaltung evaluiert. Umfragen zur Kundenzufriedenheit, Interviews mit den Mitarbeiterinnen des Bürgerbüros und die Dokumentation der Kundenströme dienten unter anderem zur Herausarbeitung der technischen, finanziellen sowie personellen Ressourcen und Anforderungen.

„Bei der aktuellen Haushaltssituation bin ich hoch erfreut, dass wir durch die wissenschaftliche Begleitung der Studenten und die gute Arbeit der Stadtverwaltung einen solchen Service sozusagen zum Nulltarif realisieren konnten. Somit wird die Stadt nicht nur für die Bürger, sondern durch einen eventuellen Ausbau des Leistungskataloges auch für zukünftige Investoren wieder ein Stück attraktiver. Bisher ist nicht einmal unsere Landeshauptstadt in der Lage, ihren Bewohnern einen solchen Service anzubieten“, verrät Oberbürgermeister Andreas Henke stolz.

FOTO oben: An diesem Bürgerbüro-Arbeitsplatz von Simone Fritz (vorn links) werden künftig die Online-Buchungen registriert, koordiniert und bearbeitet. Die Leiterin des Bürgerbüros, Heidrun Reichpietsch (vorn rechts), Jeannette Schroeder, Bereich Neue Medien (hinten links), und Daniel Szarata, einer der vier Master-Studenten der HS-Harz, die es sich auf die Fahne geschrieben haben, den Besuch im Bürgerbüro der Stadt Halberstadt noch kundenfreundlicher zu gestalten, testen den neuen Service vor Ort. (Foto: Ute Huch)