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Das Archiv der Stadt Halberstadt ist aufgrund seiner wertvollen Bestände seit 1954 als Historisches Archiv anerkannt. Es gehört zu seinen Aufgaben, wie im Landesarchivgesetz Sachsen-Anhalts festgelegt, seine Bestände nutzbar zu machen und der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Aufgrund der Erhaltungszustände sind viele Originale des Bestandes für die direkte Benutzung gesperrt. Zur Sicherung und zur Einsichtnahme wurden die Zeitungen der Jahrgänge von 1808 bis 2004, Anfang der 1980iger Jahre beginnend, auf Mikrofilme dupliziert und waren seitdem über ein Readerprinter einsehbar. 2010 zeichnete sich ab, dass die technische Nutzungsdauer des Reader-Printers nach gut 10 Jahren erreicht war. Für die Haushaltsplanung 2011 wurden Kosten zur Neubeschaffung eines Readerprinters ermittelt. Es ergab sich eine Summe von 20.000 €. Parallel dazu ist auch eine Beschaffung eines Reader-Printers mit Digitalisierungsfunktion erwogen worden. Selbstverständlich ist im Prozess der Lösungssuche auch in Richtung einer Umstellung von analoger auf eine zeitgemäße digitale Technik recherchiert worden. Sehr hilfreich war 2011 der Kontakt mit dem Verband der Archivare und Archivarinnen in Halle/Saale, eine Konsultation im Stadtarchiv Halle, an der Gabriele Bremer, Armin Schulze und Clemens Schmieder teilnahmen. Ergebnis war die Empfehlung, die vorhandenen 650 Filme, digitalisieren zu lassen und einen PC-Nutzerarbeitsplatz einzurichten. Die Angebotsermittlungen ergaben, dass die Digitalisierung etwa die gleichen Kosten verursachen würde, wie die Neubeschaffung eines Lesegerätes. Allerdings war zusätzlich der Kauf eines PCs, eines Monitors und wegen der zu erwartenden Datenmengen eines separaten Servers im einem Kostenumfang von etwa 5.500 € erforderlich.
Die Stiftung der Kreissparkasse Halberstadt entsprach noch 2011 der Bitte des Geschichtsvereins Halberstadt, gleichzeitig Förderverein des Städtischen Museums, das Vorhaben zu unterstützen und stellte 4.500 € zur Verfügung. Der Restbetrag für die Technikbeschaffung wurde vom Geschichtsverein zugesagt. Die Auftragsvergabe erfolgte nach entsprechenden Vorbereitungen im Februar 2013 an die SZK – Servicezentrum Kossenblatt GmbH in Beeskow, mit dem das Historische Archiv schon seit Jahren zusammenarbeitet und das zu den vom Verband der Archivare und Archivarinnen in Halle empfohlen Firmen gehörte. Ende 2013 kamen die digitalen Datensätze aus Beeskow zurück. Sie waren nun in eine entsprechende Archivsoftware einzubinden. Außerdem mussten die Daten im Umfang von 1 TB nachträglich verkleinert werden, um einen schnelleren Zugriff am Nutzerarbeitsplatz zu ermöglichen – z.B. mussten PDF - Dateien mit über 2 GB auf ca. 500.000 KB verkleinert werden.
Im Januar 2015 konnte der Nutzerarbeitsplatz aufgestellt werden und ab dem 05.05.2015 sind die Zeitungen, so wie vorher am Mikrofilmlesegerät, per PC recherchierbar. Die Verzögerung ergibt sich dem Zeitbedarf für die Nachbearbeitung.
Um den Nutzerarbeitsplatz zu reservieren wird um eine Voranmeldung per Telefon, 03941 / 551421 bzw. 551423 oder per Mail an: stadtarchiv@halberstadt.de gebeten. Für die Recherche am Nutzerarbeitsplatz fallen Gebühren von 3 € am Tag an, sowie Kosten für die entsprechenden Kopien- bzw. Ausdrucke (eigenständig A4 0,10 € / Blatt und A3 0,20 € / Blatt). Für die Benutzung des digitalen Zeitungsbestandes und des Nutzerarbeitsplatzes wurde eine Anleitung erstellt. Es ist beabsichtigt, für Teile des Zeitungsbestandes eine OCR-Texterkennung * hinzuzufügen, wodurch dann das Suchen nach Stichworten in den Dateien ermöglicht werden kann.
Die digitale Bestandserfassung schont die Originale und ermöglicht einen Zugriff auf sonst, aus Bestandserhaltungsgründen, gesperrte Archivalien. In die Umstellung auf digitale Bestandsnutzung eingebunden, war Clemens Schmieder, Bereich Information und Kommunikation der Stadt Halberstadt. Einen Hauptanteil an der Abwicklung des Vorhabens aus dem Bereich Museum/Archiv haben Simone Bliemeister, Franziska Schumacher und Anette Bartl.
In einem zweiten Schritt wird begonnen, die im November 2014 übergebenen 5 Festplatten mit bisher nicht erschlossenen Personenstandsunterlagen im Umfang von 5 TB für die Nutzung am Arbeitsplatz vorzubereiten.

* Texterkennung oder auch Optische Zeichenerkennung (englische Abkürzung OCR von englisch optical character recognition, selten auch: OZE) ist ein Begriff aus der Informati-onstechnik und bezeichnet die automatisierte Texterkennung innerhalb von Bildern